Asiakasrekisteriseloste

Asiakasrekisteriseloste

Tietosuojakuvaus asiakasrekistereille ja evästeille

1. Rekisterinpitäjä

Akateeminen Kirjakauppa
Y-tunnus 2699781-4
Keskuskatu 1, 00100 Helsinki
asiakaspalvelu@akateeminen.com 
(jäljempänä ”me” tai ”Akateeminen”)

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Åke Wilen
Keskuskatu 1, 00100 Helsinki
asiakaspalvelu@akateeminen.com

3.Rekisterin nimi

VERKKOKAUPAN JA AKATEEMISEN KIRJAKAUPAN YSTÄVÄKLUBIN ASIAKASREKISTERI

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

4.1 Käsittelyn oikeusperuste

Kun käsittelemme verkkokaupan tai Akateemisen Kirjakaupan ystäväklubin asiakasrekisteriin tallennettuja henkilötietoja, käsittelyn perusta on:

sopimuksen täytäntöönpano, sekä

yrityksen oikeutettu etu asiakassuhteen, suoramarkkinoinnin tai muun asiallisen yhteyden perusteella.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on uutiskirjeen tilaajarekisterin osalta:

asiakkaan yksiselitteisesti antama suostumus

Verkkokaupan asiakasrekisterin osalta tietoja voidaan lisäksi käsitellä lain mukaisten velvoitteiden, kuten kirjanpidon, verotuksen ja muiden viranomaistarkoitusten ja – velvoitteiden hoitamiseksi. Tietoja voidaan käyttää myös väärinkäytösten ehkäisemiseen, seuraamiseen ja selvittämiseen.

4.2 Käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on verkkokaupan ja ystäväklubin asiakasrekisterin osalta:

tuotteidemme ja palveluidemme toimittaminen ja kehittäminen

sopimus- ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen,

asiakassuhteemme hoitaminen,

asiakkaan tai muun rekisteröidyn käyttäytymisen analysointi ja profilointi,

sähköinen ja suoramarkkinointi,

mainonnan kohdentaminen yhtiömme omissa ja muiden tahojen verkkopalveluissa.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on uutiskirjeen tilaajarekisterin osalta:

tuotteidemme ja palveluidemme toimittaminen ja kehittäminen

asiakassuhteemme hoitaminen,

asiakkaan tai muun rekisteröidyn käyttäytymisen analysointi ja profilointi,

sähköinen ja suoramarkkinointi,

mainonnan kohdentaminen yhtiömme omissa ja muiden tahojen verkkopalveluissa

Lisäksi tietoja voidaan käsitellä lain mukaisten velvoitteiden, kuten kirjanpidon, verotuksen ja muiden viranomaistarkoitusten ja – velvoitteiden hoitamiseksi. Tietoja voidaan käyttää myös väärinkäytösten ehkäisemiseen, seuraamiseen ja selvittämiseen.

Käsittelemme tietoja itse ja hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet IT-hallinnan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, jonka hallinnoimalla ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan.

Käytämme automaattista päätöksentekoa (ml. profilointi) tunnistamaan rekisteröityjen henkilöprofiileja, verkkokäyttäytymistä, ikää, kulutustottumuksia. Käytämme näitä tietoja markkinoinnin kohdentamisessa ja palvelujen kehittämisessä.

5. Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme asiakasrekisterin yhteydessä seuraavia asiakkaan tai muun rekisteröidyn, kuten koulutettavien, henkilötietoja:

rekisteröidyn perustiedot kuten nimi*, asiakasnumero*, käyttäjätunnus*, asiointikieli*;

rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite*, puhelinnumero*, osoitetiedot*;

yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten y-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet sekä yhteystiedot;

asiakkuutta ja sopimusta koskevat tiedot kuten tiedot menneistä ja voimassaolevista sopimuksista sekä tilauksista, muut asiointitiedot,

mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot kuten käyttäjän itse tuottama sisältö (kuten arvostelut, luku- /toivelista)

Tähdellä merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys sopimussuhteemme ja/tai asiakassuhteemme syntymiselle. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi toimittaa teille tuotteitamme tai palveluamme.

6. Mistä saamme tietoja?

Saamme tietoja ensisijaisesti seuraavista lähteistä: rekisteröidyltä itseltään.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.

7. Kenelle luovutamme tietoja ja siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Emme säännönmukaisesti luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille.

Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle.

8. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin se henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista.  Uutiskirjeen tilaajarekisterin osalta tietoja säilytetään lähtökohtaisesti, kunnes asiakas peruu uutiskirjeen tilaamisen.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

9. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi. Toimita asiaa koskevat pyynnöt henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän välisemme asiakassuhde. Esitä tällaisessa tilanteessa vastustamista koskeva vaatimuksesi kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Rekisteröitynä sinulla on myös oikeus milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä, mukaan lukien profilointia niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

10. Kuinka käytämme evästeitä?

Akateeminen Kirjakauppa käyttää evästeitä ja muita vastaavia tekniikoita nähdäkseen miten palveluamme käytetään ja mukauttamaan käyttökokemusta. Tapahtumat tallennetaan evästeisiin, esim. mitä olet napsauttanut ja mitä valintoja olet tehnyt, kun vierailet verkkosivustollamme. Edellä mainittujen lisäksi voidaan tallentaa myös jäsennumero, nimi, sähköpostiosoite ja aiemmat ostoksesi. Joitakin evästetietoja käytetään myös jäsenpalvelujemme parantamiseen yleisesti, ja näissä tapauksissa tiedot anonymisoidaan aina, ts. niitä ei voi yhdistää sinuun yksilönä.

Evästeet koostuvat pienistä tekstitiedostoista ja ovat hyvin yleinen työkalu Internetissä. Verkkosivulla käytettävä selain lukee ja tallentaa evästeet.

Selaimesi asetusten avulla voit välttää evästeiden tallentamisen tietokoneellesi, kun vierailet verkkosivustollamme, ja voit myös poistaa jo olemassa olevia evästeitä. Jos päätät estää evästeet selaimessasi, verkkosivustojen toiminta voi heikentyä eri tavoin, koska evästeet esim. käytetään toiminnallisuuteen ja käyttökokemukseen.

Sivustolle Akateeminen.com

Perustoimintojen edellyttämät evästeet

Käyttäjä kirjautuu automaattisesti verkkosivustolle, verkkosivusto näytetään oikealla kielellä. Asiakastietojen rekisteröinnissä käytetään sisäänrakennettua toimintoa (Google ReCaptcha) haitallisen koodin välttämiseksi. Lisätietoja perustoimintojen evästeistä on osoitteessa https://docs.magento.com/user-guide/v2.3/stores/cookie-reference.html.

Pitää käyttäjän kirjautuneena automaattisesti verkkosivustolle, näyttää verkkosivuston oikealla kielellä, seuraa, onko mahdollinen tarjouskoodi aktivoitu, ja tallentaa tiedot siitä, mitkä tuotteet on lisätty ostoskoriin verkkosivustollamme, jotta heidän on helpompi täyttää ne osta myöhemmin.

Evästeet suorituskyvyn mittaamiseen

Ei

Evästeet markkinointia varten

Ei

Sivustolle Akateeminenwebshop.com

Perustoimintojen edellyttämät evästeet

Pitää käyttäjän kirjautuneena automaattisesti verkkosivustolle, näyttää verkkosivuston oikealla kielellä, seuraa, onko mahdollinen tarjouskoodi aktivoitu, ja tallentaa tiedot siitä, mitkä tuotteet on lisätty ostoskoriin, jotta verkkosivustollamme ostoksen suorittaminen myöhemmin on helpompaa.

Suorituskykyevästeet

Google Analyticsia käytetään tuottamaan tilastoja liikenteestä ja verkkosivuston liikenteen lähteistä sekä mittaamaan tuloksia ja myyntiä.

Markkinointievästeitä

Facebook Pixeliä käytetään mittaamaan, kuinka moni ihminen tulee verkkosivustolle Facebook-mainosten kautta, ja sitä voidaan käyttää ohjaamaan Akateemisen Kirjakaupan mainoksia verkkosivuston